بسیاری از اختلافهای بعدی ساختمان از اینجا شروع میشود که تصمیمی گرفته شده اما درست ثبت نشده، یا اصلاً نصاب قانونی نداشته است. مجمع عمومی تنها جایی است که تصمیمها برای همهی مالکان لازمالاجرا میشود.
انواع مجمع
مجمع عمومی عادی: سالی یکبار برگزار میشود. انتخاب مدیر، تصویب بودجه و بررسی گزارش مالی سال گذشته در این مجمع انجام میشود.
مجمع عمومی فوقالعاده: هر زمان که موضوع خاصی پیش بیاید — مثل تعمیر اساسی نما یا تعویض آسانسور — میتوان آن را تشکیل داد.
دعوتنامه
دعوت باید کتبی باشد و حداقل ۱۰ روز قبل به اطلاع مالکان برسد. در دعوتنامه باید این موارد مشخص باشد:
- تاریخ، ساعت و محل برگزاری
- دستور جلسه (موضوعاتی که قرار است دربارهشان تصمیم گرفته شود)
- تاریخ و ساعت جلسهی نوبت دوم، در صورتی که نوبت اول به حد نصاب نرسد
نکتهی مهم: تصمیمگیری دربارهی موضوعی که در دستور جلسه نبوده، از نظر حقوقی قابل اعتراض است. پس دستور جلسه را کامل بنویسید.
حد نصاب
برای رسمیت مجمع، حضور مالکانی که بیش از نصف مساحت کل ساختمان را در اختیار دارند لازم است. اگر نوبت اول به نصاب نرسید، در نوبت دوم با حضور مالکان بیش از یکسوم مساحت، جلسه رسمیت پیدا میکند.
به همین دلیل است که دانستن تعداد افراد تأییدکنندهی حضور، قبل از جلسه، خیلی مهم است — اگر از قبل بدانید به نصاب نمیرسید، بهتر است جلسه را به تعویق بیندازید تا اینکه همه جمع شوند و بینتیجه برگردند.
صورتجلسه
صورتجلسه باید شامل این موارد باشد:
- تاریخ و محل برگزاری
- فهرست حاضران و میزان مالکیت هرکدام
- موضوعات مطرحشده
- تصمیمات گرفتهشده به همراه نتیجهی رأیگیری
- امضای حاضران
یک نسخه از صورتجلسه باید در اختیار همهی مالکان قرار بگیرد، حتی آنهایی که در جلسه نبودهاند.
اشتباهات رایج
- دعوت شفاهی یا فقط در گروه پیامرسان. از نظر قانونی کافی نیست.
- نامشخص بودن دستور جلسه. بعداً باعث اعتراض میشود.
- ثبت نکردن نتیجهی دقیق رأیگیری. نوشتن «تصویب شد» بدون ذکر تعداد آرا، در صورت اختلاف بیفایده است.
- توزیع نکردن صورتجلسه. مالکی که در جلسه نبوده هم باید بداند چه تصمیمی گرفته شده.
در ساختمان من میتوانید زمان جلسه را ثبت کنید، ساکنین حضور یا عدم حضورشان را اعلام کنند و شما پیش از برگزاری بدانید چند نفر تأیید کردهاند — چیزی که مستقیماً به همان بحث حد نصاب مربوط میشود.